Oggigiorno il formato PDF è il più economico e diffuso modo di scambiare documenti: talmente diffuso che non c'è computer o programma che non sia in grado di generarlo.
La nostra tecnologia ci consente di analizzare questi documenti, localizzare le informazioni necessarie, estrarle e strutturarle in modo da essere accessibili ai sistemi informativi delle aziende clienti o fornitrici.
Non importa il tipo di documento generato (ordine, ddt, fattura, listino, ordine di carico o altro), l'importante è che il pdf sia generato in formato digitale e non sia frutto di una scansione, perchè il riconoscimento automatico dei caratteri (OCR) non è un mezzo sufficientemente preciso per gestire le informazioni.
Tutte le informazioni estratte dal documento originale possono essere strutturate e salvate nel formato richiesto dal sistema gestionale di destinazione: TXT, CSV, XLS, XML, EDIFACT, ODETTE, VDA, X12 sono solo alcuni esempi dei formati utilizzabili.
Documenti multipli possono essere converiti singolarmente, accodati in un unico file destinazione o compattati in un file ZIP.
Per gli utenti che hanno una gestione EDI interna, si possono salvare idati in documenti EDIFACT nel formato richiesto ed utilizzare la normale gestione di integrazione EDI.
I documenti PDF da elaborare possono essere inviati a EDRS in 2 modalità:
A fine estrazione dati, o indipendentemente da essa, il documento PDF può essere automaticamente marcato con un timbro o con un numero di protocollo e reinviato al mittente, eliminando la necessità di intervento manuale e della scansione ottica per la gestione dell'archiviazione elettronica.