Potrebbe sembrare facile fare EDI, ma se fatto male EDI potrebbe significare anche... "E' Da Impazzire".
Rispetto al modo tradizionale di generare e scambiare documenti commerciali basato su lettere, fax, e-mail, usare l'EDI consente una maggiore accuratezza, riduzione o completa eliminazione dell'intervento umano e dei relativi errori, l'eliminazione della documentazione cartacea e relativi costi, una maggiore velocità degli scambi commerciali.
Spesso comporta la revisione dei processi e dei flussi di business e dei costi di implementazione (talvolta molto alti) e l'impiego di personale specializzato per le operazioni EDI.
Spesso conviene l'outsourcing delle stesse.
Molte grandi catene di vendita al dettaglio richiedono o esigono la capacità di comunicare via EDI.
Ci sono comunque due modi di scambiare dati: EDI ed IDE:
- EDI, sistema di scambio "classico" con uso di regole, standard e subset definiti
- IDE, scambio con regole standard o libero ma soprattutto attraverso internet.
A fronte di un documenti che arriva in EDI (es: edifact ORDERS) viene eseguita l'integrazione delllo stesso con emissione in "bella" di stampa in PDF ed inviata via eMail.
A fronte di una stampa in PDF di ordine, DDT o Fattura viene creato un documento EDI (es: edifact DESADV) nel formato richiesto ed inviato sul canale definito (es: OFTP2, AS2, X400).
Nel settore della GDO (Grande Distribuzione Organizzata) alcune aziende non gestiscono l'EDI tradizionale ma mandano ordini solo via eMail: da questo creiamo il documento EDI specifico e lo veicoliamo come tale, senza alterare l'attività impostata.